Outsourcing IT
Pojmem "Outsourcing" se rozumí smluvní vztah s klientem, kde dochází k přenesení odpovědnosti a péče o veškeré informační technologie na specializovaného poskytovatele, který disponuje kvalifikovanými odborníky pro různé oblasti. Cílem je optimalizovat celé prostředí IT a zajistit plynulý vývoj informačního systému. Proces servisních služeb slouží pouze k podpoře hlavní činnosti organizace. Předáním tohoto procesu poskytovateli outsourcingu dochází k zajištění trvalého rozvoje a zaměření společnosti na hlavní cíl.
Co Vám nabízíme?
Poskytneme Vám veškerou správu výpočetní techniky, softwaru i databází. Vaše počítače, servery, sítě i periferie nainstalujeme a nakonfigurujeme. Zajistíme jejich servis a údržbu. Postaráme se o Váš informační systém, o jeho pravidelné aktualizace, zálohování, zabezpečení Vašich dat a kvalitní antivirovou ochranu.
Zajistíme Vám bezdrátové připojení k internetu.
Dále Vám nabízíme neustálou technickou podporu na telefonu v případě jakýchkoliv problémů s informační technologií.
Cena Outsourcingu IT je závislá na rozsahu informačnho systému (počet pracovních stanic a serverů, počet a charakter provozovaných aplikací), dle dohody četnosti návštěv a konzultací, vyžadované reakční doby...
Proč se vyplatí zavést Outsourcing než mít vlastní IT
Hlavní důvodem, který nejčastěji vede k využití služeb outsourcingu, je především finanční úspora. Avšak nelze předpokládat, že hned po zavedení outsourcingu klesnou náklady o polovinu a služba bude automaticky kvalitnější než dříve. Pokud by ovšem tyto projekty nepřinášely zajímavé úspory, lze jen těžko předpokládat, že by byly stále častěji využívané. Střízlivým odhadem střednědobé smlouvy, tj. 3-5 let, představuje snížení nákladů v porovnání se skutečnými celkovými náklady hodnotu 30-40%.
Názor, že outsourcing je méně výhodný než správa vlastními silami plyne především ze špatné kalkulace skutečných nákladů.
Při výčtu všech nákladů je třeba započítat nejen mzdy pracovníků, náklady na pořízení hardwaru a softwaru, ale i náklady na údržbu, režijní náklady (prostory, vybavení, energie, nábor pracovníků, zaškolení, cestovné, průběžné vzdělávání a certifikace, odpisy, auta zaměstnanců…) a v neposlední řadě ztráty vyplývající z výpadků systému nebo prostojů zaměstnanců, jimž nebyla včas poskytnuta podpora.
Společnosti se často omezí pouze na část skutečných nákladových položek a nabídka poskytovatele outsourcingu se pak zdá cenově nevýhodná.
Výběr Outsoucingu
Důležité je si říct, že pro outsourcing je třeba se rozhodovat pečlivě a s rozvahou. Rozsah a typ outsourcingu vždy závisí na konkrétním projektu a organizaci.
V první řadě si ujasníme, co vše chceme outsourcovat, to nejlépe zjistíme vytvořením seznamu služeb, které vnitřní IT poskytuje. Ke každé položce přiřadíme měřitelné ukazatele, které zviditelní kvalitu, úroveň a důležitost služby. Dále si určíme jaké náklady jsou vynaloženy na tuto službu a provedeme správnou kalkulaci.
Posledním krokem je zvážení všech dalších aspektů ovlivňujících rozhodování. Musíme si odpovědět na otázky: Jaká je zastupitelnost v případě dovolených, nemoci nebo odchodu odpovědného pracovníka? Jaká je dostupnost služby mimo pracovní dobu? Jaká je důležitost dané služby pro společnost? Co se stane, když proces nebude fungovat? Jaký je krizový plán zřízení nápravy?
Po vyhodnocení všech faktorů zjistíme výhodnost nabídky poskytovatele outsourcingu.
Výhody Outsourcingu:
Výhody outsourcingu se dají rozdělit na strategické, finanční a organizační. Z organizačního hlediska jde především o zjednodušení manažerské práce. Odpovědnost za problematiku nese jiný subjekt a firma se může plně věnovat zdokonalení v oblasti její hlavní činnosti. Důležitá je dostupnost odborníků, kteří jsou neustále k dispozici. Strategické důvody jsou samozřejmě získání konkurenční výhody, náskoku před konkurencí. Finanční důvody jsou snížení nákladů a zvýšení výnosů. Náklady na zajištění specializované činnosti jsou při využití outsourcingu zpravidla výrazně nižší. Zejména pro menší firmy s menším počtem počítačů se dnes nevyplatí budovat poměrně drahé IT oddělení. Nejdražší v oblasti správy počítačů je neustálé udržování aktuálních informací v oboru IT. Právě na této části lze pomocí outsourcingu výrazně ušetřit.
Nevýhody Outsourcingu:
Zavádění každého nového projektu s sebou přinaší možná rizika. Stejně tak je to i u Outsourcingu. Těm je ale samozřejmě možné předcházet. Ćastým kamenem úrazu bývají špatně sjednané smluvní podmínky a nejasně specifikované služby a jejich rozsah. Zákazník může očekávat více než mu dodavatel poskytuje a z toho může plynout pocit, že za své peníze nedostává odpovídající služby.
Přesná specifikace podmínek, jako četnost schůzek, body programu, vytvoření krizových scénářů, vybudování kontrolních mechanismů je klíčem k úspěšnému vztahu mezi zákazníkem a poskytovatelem outsourcingu.